Bakgrund
GDPR (General Data Protection Regulation) som ersätter PUL börjar gälla från 25 maj 2018 och reglerar företagets hantering av personuppgifter. Personuppgifter är all data som kan kopplas samman till en nu levande person t ex personnummer, namn, adress, telefonnummer etc.
GDPR innebär i korthet att bolaget;
- inte ska samla in fler personuppgifter än nödvändigt och enbart för ett visst, i förvägbestämt ändamål.
- inte ska spara uppgifterna längre än nödvändigt.
- skydda de personuppgifter som hanteras i företaget.
- är transparant samt värnar om individens rättigheter enligt artiklarna 15-22.
Policy
Bolaget ska generellt inte spara på personuppgifter men undantag görs för;
- Fullgörande av avtal
- Kund/leverantörsförhållande
- Relevant koppling till bolag, projekt och / eller vindpark
Exempel på register som bolaget har är Vindbonusansökning, Störningsärenden, Register för arrendeutbetalning, etc.
Bolaget ska använda personuppgifter i enlighet med dess ursprungliga syfte och enbart till det.
Persondata ska inom skälig tid tas bort - när ovan nämnda kriterier inte längre är gällande. Skälig tid bedömer bolaget är upp till maximalt två års tid. Att ta bort personuppgifter innebär att uppgifterna raderas och ej går att återskapa.
För hantering av HR och generell IT så köper SR Energy tjänsterna från Stena Rederi AB och tar därmed del av deras anpassning gällande GDPR.
Bolaget ansvarar för att personuppgifterna stannar inom bolaget. Om bolagets personuppgifter av någon anledning kan antas ha kommit utanför bolaget ska det anmälas till GDPR-ansvarige inom SR Energy.
GDPR-ansvarig inom SR Energy är CFO.
RÄTTIGHETER
Tillgång till de uppgifter vi behandlar
Du har rätt att begära tillgång till de uppgifter som behandlas om dig tillsammans med en kopia av personuppgifterna genom att kontakta oss. Sådant registerutdrag kan du få kostnadsfritt en gång. För eventuella ytterligare kopior, utöver den du har rätt att få kostnadsfritt, kommer vi dock att ta ut en administrativ avgift som motsvarar de kostnader vi har för att ta fram och lämna ut ytterligare kopior till dig.
Rättelse och radering
Anser du att någon uppgift om dig är felaktig har du rätt att begära att uppgiften rättas eller raderas. Kontakta oss i så fall och berätta vilken uppgift du tycker är felaktig och berätta för oss varför den skall rättas eller raderas.
Rättighet att invända mot behandlingen av personuppgifter
Beträffande de personuppgifter som behandlas för direktmarknadsföringsändamål har du rätt att när som helst invända mot den behandling av personuppgifter som avser sådan marknadsföring. Om du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål kommer personuppgifterna inte längre att behandlas för sådana ändamål. Du kan alltid meddela att du inte längre önskar att dina personuppgifter används för direktmarknadsföringsändamål genom att kontakta oss, exempelvis genom att skicka ett e-postmeddelande till renewable@stena.com.
Rätt till begränsning
Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas (fryses) om du anser att de personuppgifter vi behandlar inte är riktiga, om behandlingen skulle vara olaglig, om vi inte längre behöver spara eller behandla uppgifterna men om du trots detta behöver dem för att kunna göra gällande rättsliga anspråk eller om du invänt mot behandlingen och fram tills att vi hanterat din
invändning.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att få ut de personuppgifter om dig som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format för att du skall kunna överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller bara de uppgifter som du själv lämnat till oss och bara den behandling som sker i syfte att vi skall kunna fullgöra ett avtal med dig. Om du vill få ut dina personuppgifter på detta vis ber vi dig att kontakta oss.
Rätt att inge klagomål
Du har rätt att inge klagomål avseende behandlingen, t ex om du anser att behandling sker i strid med gällande regelverk, till den ansvariga tillsynsmyndigheten. Ansvarig tillsynsmyndighet i Sverige är Integritetsmyndigheten.
Gallringsrutin
- Personuppgifter som inte längre är relevanta och är äldre än 18 månader tas bort
- Uppgifter med direkt koppling till en vindkraftpark, t ex ett störningsärende, kvarstår under vindkraftsparkens livstid och raderas därefter
- Markägarförteckning uppdateras minst en gång om året. Ej gällande uppgifter raderas.
Register med personuppgifter
- Ansökan för Vindbonus
- Qoll
- Arrenderegister
- Markägarförteckning
- CMS – system för avtalshantering
- Hemsida